デスクが散らかっていると
見た目も悪いし、社会人としても
ちょっと恥ずかしいですよね。
デスクをキレイに保つには、
何をどこに置くか、配置を決めるのが大切です。
使いやすい配置さえ決めてしまえば、
あとは使ったら戻すだけ。
日々のちょこっとの整理で
片付いたキレイなデスクになります。
キレイ女子は皆やってる!?オフィスデスクをきれいに保つコツとは？
オフィスデスクをキレイに保つには、
4つのコツがあります。
- 使用頻度順に並べる
- 書類は立てる
- 引き出しは仕切りで分類
- 一時保管場所を決める
使用頻度順に並べる
まず、ものは使用頻度順に並べるのがコツです。
頻繁に使うものは
すぐに取れる場所にあると使いやすくなります。
逆に、めったに使わないものは
手元に置いてあっても邪魔になるだけ。
その為、あなたに近い場所ほど、使用頻度が高く
遠くなるほど、使用頻度が低いものを
置くと良いです。
デスクの上は、できればパソコンと電話だけ。
あとは最低限必要なものだけ
置くようにしましょう。
書類は立てる
書類は基本的には一番下の引き出しに入れます。
もし、頻繁に使う書類をデスクに置くとしたら、
平積みにせず、必ず立てて置くのがコツです。
積んでしまうと、下の書類が見えないので
何があるか把握しづらく、
取り出しにくくなります。
最悪の場合、書類が行方不明になったり、
山積みにした書類が崩れ落ちたりする
可能性があります。
最低限の書類をファイルに入れて、
ファイルボックスに立てて入れましょう。
見やすく、取り出しやすい上に、
平積みにするより少ないスペースで済みます。
他に、頻繁に使うけれど置き場がない小物は
できるだけ一番上か真ん中の引き出しに
入れるようにしましょう。
デスクに置く場合は、細かいものなら
トレーなどにまとめておくと、散らかりにくいです。
そして、デスクに置かないものは
すべて引き出しにしまいます。
オフィスデスクには一般的に
浅く広い引き出しと、
右側に3段の引き出しが付いています。
この3段がほとんどのものの置き場所になります。
右側の3段のうち、一番上の引き出しは浅く
あなたに近いので、良く使う筆記用具を置くのに
ピッタリの場所です。
一番下の引き出しは深く、あなたから遠いので、
奥に行くほど、頻繁には使わない書類を置きます。
そして、真ん中の引き出しには
そのどちらにも当てはまらない大きさの
小物類を置きます。
引き出しは仕切りで分類
引き出しにしまう時のコツは仕切りを作ること。
ごちゃごちゃ置くよりも
仕切りがあるだけで、スッキリ見えて
使いやすさも格段にアップします。
一番上の引き出しなら、
仕切りはプラスチックの浅いケースか、
名刺ケース、お菓子の箱などでもOK。
それぞれのケースに、
ペン、ふせん、メモ、クリップ、ホチキスなど
種類ごとに分けて入れます。
それを使用頻度順に並べるようにします。
仕切りがないと、引き出しを開け閉めするたびに
中身が移動してぐちゃぐちゃに。
仕切りで分類して、頻度順に並べるだけで
仕事の効率がだいぶ上がります。
真ん中の引き出しは、少し深さがあるので
上から見て何が入っているかわかるように、
立ててしまうのがポイントです。
小物にあう大きさのケースを入れるか、
ブックエンドなどで簡単に仕切ると良いです。
ここも、使用頻度の順に並べましょう。
ガイドブックなどの小さめサイズの本を
立てて入れてもOKです。
ただし、ここに書類を重ねて入れるのはNG。
重ねると、下に何があるのか
わからなくなってしまいます。
書類は一番下の引き出しにしまいます。
ここにはA4サイズのファイルボックスが
5つくらい入ります。
そこに案件ごとや、月ごとに分けて
書類をしまいます。
座った時に見やすいように、
引き出しの手前に縦にファイルボックスを
置くのがおすすめです。
その中で、あなた側にあるファイルボックスが
よく使う書類の置き場所になります。
余裕があればインデックスをつけると、
どの書類がどこにあるか、
一目でわかるようになります。
一時保管場所を決める
そして、最後のコツは
一時保管の置き場所を決めておくことです。
作業途中の書類や、その日にやるものは
分けておきたいですよね。
これを適当にデスクの上に出してしまうと、
いつの間にかそれが増えていって
デスクが汚くなってしまいます。
そこで、一時的な置き場所を決めておきましょう。
場所はデスクの浅く広い引き出しがおすすめです。
でも、目につく場所に出しておきたい、
またはデスクに浅く広い引き出しがついていない
という場合もあります。
そういう時は、一時的な書類専用の
ファイルボックスをデスクに置くと良いです。
この時も平積みではなく、立てて置きましょう。
ここには普段は何も入れず、
あくまで一時的に置くだけです。
ものが置きっぱなしになっていないか
定期的に確認するようにしましょう。
オフィスデスクはこれが決め手？配置を考えてデスクをきれいにしよう！
配置さえ決まってしまえば
あとは配置通りにしまうだけ。
簡単にキレイなデスクをキープできます。
デスクの上が片付けば、
作業スペースも広くなります。
さらに、より見やすく、取り出しやすい配置なら
仕事の効率も上がります。
人によって、使うものや頻度が違うので
あなたにとって、最も使いやすい配置を
考えてみましょう。
まとめ
あなたの職場にいる、仕事が速い人の
デスクを思い出してみてください。
きっとキレイに片付いているのでは？
私の職場でも、仕事が速い人は
いつもデスクがキレイです。
書類があちこちに山積みになっていて
ものが溢れているデスクでは
効率的に仕事ができるはずはありません。
キレイなデスクは、
使いやすいだけでなく、気分も上がります。
スッキリしたデスクで
効率よく、快適に働きましょう。
